Veelgestelde vragen Digitaal loket

Aanmelden

Ik ken de pincode van mijn eID niet en heb geen kaartlezer. Hoe kan ik mij aanmelden? 

Via de Itsme app kan je veilig en eenvoudig aanmelden in het digitaal loket: 

  • Je hebt geen eID-pincode nodig, enkel een zelfgekozen 5-cijferige code die je zelf instelt 
  • Je hebt geen eID-kaartlezer nodig, enkel een bankkaartlezer
     

Het lukt niet om digitaal aan te melden. Ik krijg altijd een foutmelding. Waar kan ik hiervoor hulp krijgen? 

De aanmeldmodule wordt niet beheerd door ons, maar door Federale Overheid. De module wordt bijvoorbeeld ook gebruikt om belastingen in te dienen (FOD Financiën). Via onderstaande links kan je nuttige informatie vinden over de aanmeldmogelijkheden. Ook de medewerkers van de Infolijn kunnen jullie bijstaan via het gratis nummer 1700. 

https://eid.belgium.be/nl/vraag-en-antwoord 

https://eid.belgium.be/nl/hoe-installeer-ik-de-eid-software 

 

Ik wil aanmelden, maar ik heb geen rijksregisternummer en geen bisnummer.

Neem contact met ons op, wij zoeken een oplossing:

  • De Infolijn kan je adviseren op het gratis nummer 1700. ·
  • Neem contact met ons op of kom langs. De locaties en openingsuren van onze bezoekersloketten vind je hier.

 

Ik krijg een witte pagina als ik wil aanmelden, wat kan ik doen?

Misschien gebruikt u een verouderde browser zoals internet Explorer. Het loket werkt alleen in moderne browsers zoals Chrome, Edge, Firefox en Safari.

 

Ik ben ouder en ik studeer. Wat moet ik kiezen?

Als je je eigen dossier wil inzien moet je voor student kiezen. Als je het dossier van een kind wil inkijken, moet je ouder kiezen.

 

Opstart

Hoe start ik mijn dossier op?

Sinds academiejaar 2020-2021 werken we met een nieuwe opstartprocedure voor onze dossiers. Als student kan je aanmelden in het digitaal loket en opgeven welke opstartoptie je verkiest:

  • ofwel starten we je dossier elk jaar opnieuw op

    • ! dit geldt alleen als je het jaar ervoor een goedgekeurd dossier had. We starten dus niet automatisch opnieuw je dossier op als je vorig jaar een afkeuring kreeg OF als we nog een dossier van vorig academiejaar voor je behandelen. Je krijgt in beide gevallen een melding in het digitaal loket.

  • ofwel starten we je dossier voor het huidige academiejaar op
  • ofwel starten we je dossier niet op

 

Ik heb bij mijn opstartvoorkeuren aangegeven dat er een dossier moet worden opgestart. Wanneer wordt mijn dossier juist opgestart?

Bij stap 3: je dossier wordt behandeld kan je dit terugvinden.

 

Tot wanneer kan ik een dossier opstarten voor een lopend academiejaar?

Tot en met 1 juni kan je aangeven dat je een dossier wil opstarten voor het academiejaar 2020-2021. Als je de opstartkeuze wijzigt na deze datum, starten we een dossier op voor het volgende academiejaar. 

 

Mijn dossier is opgestart. Wanneer kan ik een beslissing verwachten?

Bij stap 3: je dossier wordt behandeld kan je dit terugvinden.

 

Mijn dossier is opgestart, ik wil het stopzetten. Wat moet ik doen?

In het digitaal loket kan je rechtsboven op het scherm de initialen van je naam aanklikken. Bijgevolg verschijnt er een menu. Klik op 'mijn gegevens' en ga naar stap 2. Bij je opstartvoorkeur kan je tot slot selecteren 'ik wil dat de afdeling Studietoelagen: geen dossier opstart'. 

 

Mijn dossier is goedgekeurd, maar ik denk dat ik recht heb op een hogere toelage, wat moet ik doen?

Je kan een herziening aanvragen via het contactformulier en meteen de nodige attesten opladen. We kijken dan of we je dossier kunnen herzien.

 

Waarom moet de student verplicht zijn rekeningnummer, e-mailadres en GSM-nummer opgeven?

  • Een rekeningnummer is verplicht omdat we anders geen toelage kunnen uitbetalen. Het decreet (art. 57) vermeldt dat er aan de student moeten worden betaald.
     
  • Omdat we als Vlaamse overheid 'radicaal digitaal' gaan, verplichten we ook een e-mailadres en GSM-nummer. Zo kunnen we je snel contacteren op het moment dat we je dossier behandelen en er iets niet duidelijk is.

Natuurlijk behandelen we de gegevens vertrouwelijk en deze worden niet aan derden doorgegeven.

 

Ik heb een mail gekregen dat mijn studietoelagedossier automatisch is opgestart en ik ben gestopt met studeren. Wat nu?

Ga naar het digitaal loket en duid aan dat we geen dossier meer voor jou moeten opstarten. In het digitaal loket kan je rechtsboven op het scherm de initialen van je naam aanklikken. Bijgevolg verschijnt er een menu. Klik op 'mijn gegevens' en ga naar stap 2. Bij je opstartvoorkeur kan je tot slot selecteren 'ik wil dat de afdeling Studietoelagen: geen dossier opstart'. 

 

Waarom kan ik ook voor ‘niet’-studenten toegang tot het dossier studietoelagen vragen? 

We weten niet altijd wie al dan niet studeert of gaat studeren binnen jouw gezin. Om zeker niemand uit te sluiten, vermelden we daarom alle personen ouder dan 15 jaar uit je gezin. Je moet geen toegang tot een dossier vragen voor personen uit je gezin die niet studeren. 

 

Ik ben de ouder en wilde een dossier opstarten voor mijn studerende zoon/dochter, maar stelde het profiel in als student. Wat nu? 

De verantwoordelijkheid voor het instellen van het studentenprofiel ligt bij de student zelf. De student moet dus zelf aanmelden om zijn profiel in te stellen. Stel dat u als ouder met uw eID was aangemeld, en toch een profiel als student invulde, dan gaan we enkel een dossier voor u opstarten en niet voor uw kinderen. 

Wat moet u doen om dit recht te zetten? U meldt nogmaals aan en kiest de rol 'ik ben de student'. Vervolgens zet u de opstartvoorkeur in het profiel op 'ik wil dat de afdeling Studietoelagen geen dossier opstart'. Daarna meldt u opnieuw aan en kiest u de rol 'ik ben de ouder'. U kan vervolgens uw ouderprofiel instellen en via dit profiel toegang vragen tot het dossier van uw kinderen. Laat uw kinderen zelf aanmelden om hun profiel in te stellen, zodat we een jaardossier voor hen kunnen opstarten. 

Dossierstop

Mijn dossier werd op 1 februari 2021 afgekeurd, maar ik wil nog altijd een studietoelage. Wat kan ik doen?

Vanaf 1 februari 2021 keurden we dossiers af van studenten van wie we geen inschrijving terugvonden in onze databank. We deden dit in 2 concrete situaties:

  • sommige ouders deden via het loket verkeerdelijk een aanvraag voor zichzelf, terwijl eigenlijk het kind studeert
  • we startten automatisch een dossier op voor iemand die stopte met studeren of is afgestudeerd, maar wel aangaf dat we jaarlijks zijn recht op een studietoelage mochten onderzoeken.

Val je onder een van deze 2 situaties, en wil je toch nog een dossier? Vraag dan een herziening aan via ons digitaal loket. Je inschrijving zal dan wel goed moeten doorstromen. Studeer je aan een buitenlandse instelling? Dan zal je ook een bewijs van inschrijving moeten voorleggen.

Beschikbaarheid gegevens - privacy

Waarom hebben mijn ouders geen toegang tot mijn dossier?

Omwille van de wetgeving op de privacy mogen we jouw persoonlijke gegevens niet met anderen delen zonder jouw toestemming. Je kan in je studentenprofiel aangeven aan welke personen je toegang geeft tot je dossier. Deze personen moeten meerderjarig zijn en op hetzelfde adres wonen als jijzelf. Ze kunnen jouw contactgegevens, rekeningnummer en opstartvoorkeur niet wijzigen, maar wel de rest van je dossier bekijken en aanvullen.

 

Ik ben student en ik wil dat mijn ouders alles kunnen regelen.

Omwille van de wetgeving op de privacy, heeft niemand toegang tot jouw dossier. Om iemand toestemming te geven je dossier aan te passen, moet je éénmalig aanmelden in je studentenprofiel om je voorkeuren in te stellen en deze persoon de rechten geven om je dossier verder op te volgen. Deze persoon moet meerderjarig zijn en op hetzelfde adres als jijzelf wonen. Hij kan jouw contactgegevens, rekeningnummer en opstartvoorkeur niet wijzigen, maar wel de rest van je dossier bekijken en aanvullen.

 

Heb ik als ouder toegang tot het dossier?

Omwille van de wetgeving op de privacy mogen we de gegevens van de student niet met anderen delen zonder zijn toestemming. De student kan jou als ouder toegang geven tot zijn dossier als jullie op hetzelfde adres wonen. Je kan ook toegang  tot het dossier aanvragen door zelf aan te melden in het digitaal loket. De student krijgt dan een e-mail met de vraag om toegang te verlenen.

 

Ik ben een ouder/voogd/nonkel… van de student. Kan ik toegang krijgen tot het dossier?

Omwille van de wetgeving over privacy mogen we de gegevens van de student niet met anderen delen zonder zijn toestemming. De student kan toegang geven aan iedereen die meerderjarig is en op hetzelfde adres woont.

Een ouder die niet op hetzelfde adres woont, heeft geen recht om te weten of er een aanvraag is en wat het bedrag is. De ouder kan dat enkel weten als hij de toestemming krijgt van de student in kwestie. Je vraagt ons deze informatie op in een verzoek tot openbaarheid van bestuur. Je vindt de link via het contactformulier. Let wel op, je hebt de toestemming nodig van de student.

 

Wat kan ik als ouder zien/doen in het dossier?

Als je toestemming hebt gekregen van de student, kan je heel het dossier inkijken en aanvullen in ons digitaal loket. Elke e-mail naar de student krijg jij ook. De contactgegevens, het rekeningnummer en de opstartvoorkeur van de student kan je niet wijzigen.

 

Ik heb mijn ouders toegang gegeven tot mijn dossier(s) maar ik wil dat niet meer.

Je kan op elk moment de toegang intrekken. Meld je aan in ons digitaal loket en kies in het menu ‘toegang tot mijn dossier’. Door op de prullenbak te drukken kan je de toestemming voor de persoon ongedaan maken.

 

Bewijzen en attesten

Bij mijn inschrijving vraagt de hogeschool of universiteit naar een attest waaruit blijkt dat ik een studietoelage heb aangevraagd. Waar kan ik dit vinden? 

We werken niet meer met het klassieke aanvraagsysteem en geven daarom geen ontvangstbevestiging (= attest) meer. 

Je ontvangt wel een e-mail wanneer je in je profiel in het digitaal loket instelde dat je een dossier wenst. Deze e-mail kan als bewijs dienen: 

  • Ofwel kreeg je in de periode van 22 juni tot 13 juli een e-mail met als titel ‘Recht op een studietoelage? Jij bezorgt ons je gegevens, wij starten het onderzoek! ‘. Die e-mail kan als bewijs dienen. 

  • Ofwel stelde je zelf je opstartkeuze in en kreeg daarvan een bevestigingsmail met als titel ‘Wijziging voorkeur opstart dossier’. Die e-mail kan als bewijs dienen.