Veelgestelde vragen intermediaire partners

Aanmeldmogelijkheden

Hoe moeten we aanmelden als intermediair? Hoe kunnen wij als STUVO-medewerker de dossiers van onze studenten nakijken? Als we het mandaat hebben van de student, duiden we dan aan ‘als student’ of ‘als ouder’?

Optie 1: De student logt in met zijn eID

Dit is de meest eenvoudige optie voor zowel de intermediair als de student. Reden? De student kan de historiek van zijn dossier raadplegen, iets wat de intermediair niet kan wanneer hij met zijn eigen eID is ingelogd. Bovendien kan de student via het digitaal loket rechtstreeks documenten toevoegen aan zijn dossier. Wanneer de intermediair met zijn eigen eID is ingelogd, moet hij eerst afmelden en het contactformulier zonder aanmelden gebruiken om document toe te kunnen voegen. Zo moet een intermediair altijd het contactformulier zonder aanmelden gebruiken om een herziening te kunnen aanvragen.

Bijkomende voordeel van deze optie: je kan de student als intermediair ondersteunen bij het digitaal aanmelden, zodat hij dat een volgende keer ook zelfstandig kan.

De student kiest een aanmeldoptie:

De student kan inloggen door op ‘student’ te klikken:

Optie 2: de intermediair logt in met zijn eID

Als je een mandaat hebt van de student, kan je aanmelden als een entiteit van de Vlaamse Overheid. Dan moet je extra stappen doorlopen om in te loggen in naam van de student.

Je kiest een aanmeldoptie:

Je meldt aan als entiteit van de Vlaamse overheid:

Je krijgt deze optie enkel te zien wanneer je de afdeling Studietoelagen een overzicht bezorgde van personen die toegang nodig hebben.

Je kan het rijksregisternummer van de student ingeven:

Je kiest ‘student’:

Toegang dossier voor anderen

Moeten ook minderjarige studenten toegang aan hun ouders geven in het digitaal loket?

Ja. We verwachten dat minderjarige studenten met hun eigen eID inloggen. De minderjarige student kan ook samen met zijn ouders inloggen en alle gegevens samen met hen instellen. De student kan in het digitaal loket dan toegang geven aan zijn ouders om het dossier op te volgen, op dezelfde manier dat meerderjarige studenten dat zullen doen. We verzekeren zo dat we, zoals wordt bepaald in de regelgeving, de studietoelage zullen uitbetalen op een rekening van de student.

Als wij als intermediairs toegang krijgen tot dossiers, krijgen wij dan ook de e-mail ‘vraag in verband met het dossier’?

Studenten kunnen enkel mensen van hun eigen gezin toegang geven. Ze kunnen nooit een intermediair toegang geven. Enkel de gezinsleden krijgen dan een dergelijke e-mail. Als intermediair kunnen jullie wel inloggen, het dossier raadplegen en de status opvolgen. Vergeet niet dat jullie hier een volmacht van de student voor nodig hebben.

Volmachten (=mandaatgeving) en gedragscode

Hoe geef ik toegang aan medewerkers binnen mijn organisatie om een dossier van de student op te volgen?

Je vindt alle informatie in puntjes 2 en 9 van de gedragscode voor intermediairs:

2. De organisatie deelt aan de toegangsbeheerder van STL mee welke van haar medewerkers van deze mogelijkheid gebruik zullen maken en bezorgt van hen voornaam, naam en nationaal nummer.

9. De organisatie deelt aan de toegangsbeheerder van STL mee welke van haar medewerkers van deze mogelijkheid gebruik zullen maken en bezorgt van hen voornaam, naam en nationaal nummer.

Om een extra medewerker toe te voegen, bezorgt de verantwoordelijke van de dienst de naam en het rijksregisternummer van de persoon via jullie eigen contactpersonen.

Zodra we de rechten verlenen, ontvangt de verantwoordelijke een bericht.

Mag een volmacht (=mandaatgeving) ook digitaal aangemaakt en ondertekend worden?

Dat kan, zolang wij die volmacht altijd kunnen verkrijgen wanneer we die opvragen.

Moeten we de volmacht (=mandaatgeving) van elke student altijd naar de afdeling Studietoelagen versturen, of is het voldoende dat we dit document bewaren?

De volmachten (=mandaten) moeten niet verstuurd, maar bewaard worden door jullie organisatie.

Is er ook een volmacht (=mandaatgeving) nodig wanneer ik enkel informatie raadpleeg van de student?

Ja. Wanneer je zowel informatie raadpleegt, als informatie invult, moet je een volmacht hebben van de student.

Is een gedragscode per STUVO of per medewerkers voldoende?

De gedragscode is de samenwerkingsovereenkomst tussen de afdeling Studietoelagen en de STUVO of andere intermediaire partner. Die moeten we één keer per organisatie krijgen. De volmacht (=mandaatgeving) moeten jullie wel per student opmaken.

Kan een student een volmacht geven aan zijn ouder om ons als intermediair toelating te geven om een profiel aan te maken?

Neen, je hebt als intermediair de volmacht van de student zelf nodig.

Geldt een volmacht (=mandaatgeving) voor een academiejaar of voor de hele carrière?

De organisatie krijgt de toelating om digitale aanvragen voor studietoelagen in te dienen en/of aanvragen voor studietoelagen op te volgen via de site https://www.studietoelagen.be voor het volledige studietraject van de student.

Geldigheidsduur van de volmacht?

Deze ondertekende machtiging is geldig voor de volledige duur van het studietraject van de student vanaf de datum van ondertekening, zonder dat de volmachtgever de machtiging introk. De volmachtgever kan op elk moment de machtiging intrekken. De organisatie houdt de getekende machtigingen bij en stelt ze op eenvoudig verzoek van de afdeling Studietoelagen ter beschikking voor controle. Die controle kan plaatsvinden gedurende een periode van 10 jaar, vanaf het einde van het aanvraagjaar. (zie mandaatgeving)

Geeft de student/burger een volmacht (=mandaatgeving) aan heel de organisatie of aan een persoon?

De volmacht die de burger ondertekent, verstrekt de toelating aan alle medewerkers die de organisatie heeft doorgegeven aan de afdeling Studietoelagen, zoals vermeld in punt 2.2 van de 'Overeenkomst tussen afdeling Studietoelagen en een organisatie die als intermediair wil optreden in het kader van de aanvraag voor een studietoelage'.

Kan ik met een volmacht (=mandaatgeving) van een voorgaand academiejaar het dossier van dat academiejaar bekijken? Of mag dat niet omdat ik dan een profiel aanmaak?

Als intermediair kan je voorlopig nog geen details van het dossier raadplegen. Als oplossing kan je samen met de student en zijn eID aanmelden. We brengen jullie op de hoogte zodra het mogelijk is om als intermediair de historiek van het dossier te raadplegen.

Aanmaak profiel en dossieropvolging

Wat moet ik als intermediair doen als een student enkel een dossier van een vorig academiejaar wil raadplegen, maar nog niet weet of hij zal verder studeren? Wat moet ik selecteren bij opstartvoorkeur?

Je kan voorlopig aanduiden dat we elk jaar opnieuw een dossier voor de student moeten opstarten. Verandert de student van mening, dan kan je de opstartvoorkeur altijd aanpassen.

Wanneer kan de afdeling Studietoelagen een dossier opstarten voor de student?

Elke student moet éénmalig zijn profiel instellen. In dit profiel kan hij zijn opstartvoorkeur weergeven. Op basis van deze opstartvoorkeur starten wij elk jaar een jaardossier op. We gaan daarbij na of hij voldoet aan de voorwaarden om een studietoelage te verkrijgen.

Let op: volgens het Decreet betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap mogen we pas ten vroegste in augustus starten met de dossierbehandeling.

Als de student zijn profiel correct instelt, maken we in augustus of september 2020 een dossier voor 2020-2021 aan. Als hij in de andere maanden (maanden september tot en met 1 juni 2021) aangeeft dat we een dossier mogen aanmaken, starten we binnen de maand op.

Hou zeker onze website in de gaten! We actualiseren regelmatig onze behandeltermijnen.

Is er een deadline om een profiel aan te maken?

Studenten kunnen dit doen tot 1 juni. We verwachten dat studenten een profiel zullen aanmaken bij de start van het academiejaar, dus van juni tot september en dan starten wij daarna het dossier op. Meer info kan je vinden op onze website: https://www.studietoelagen.be/wanneer-behandelen-jullie-mijn-dossier. Wanneer studenten op 2 juni hun profiel instellen, starten we het dossier pas het volgende academiejaar op.

Kan de student, wanneer hij zijn profiel instelt, meteen het huurcontract en andere gegevens opsturen?

Neen. De student kan enkel documenten toevoegen als we zijn dossier opstarten. Eens dat gebeurd is, krijgt de student hiervan een verwittiging. In de e-mail die wij naar de student sturen, zal de hij kunnen lezen welke gegevens wij nog nodig hebben om zijn dossier te vervolledigen. Dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld een huurcontract.

Kan ik een dossier van een vorig jaar van iemand raadplegen?

Ja, als je toestemming van de student hebt (=mandaatgeving) voor dat jaar. Als je in het digitaal loket inlogt, kom je altijd in het schooljaar 2020-2021 terecht. Met de pijltjes bovenaan het scherm kan je dossiers van vorige jaren raadplegen en dus navigeren door verschillende academiejaren (zie afbeelding hieronder).

Kijk na of je van deze persoon reeds een volmacht hebt van dat jaar. Zo niet, maak dan een nieuwe volmacht op. In het digitaal loket kan je met de pijltjes navigeren door verschillende academiejaren (zie afbeelding hieronder).

Let op: details van vorige dossiers kan je wel nog niet opvragen wanneer je als intermediair met je eigen eID bent ingelogd. We maken hier zo snel mogelijk werk van. Een oplossing hiervoor is dat de student met zijn eID inlogt en jou de gegevens bezorgt.

Kan een student, nadat de afdeling Studietoelagen zijn dossier opstartte, bijkomende attesten nog per post opsturen?

We gaan radicaal digitaal en aanvaarden enkel attesten die de student ons bezorgt via het contactformulier. Poststukken die op papier toekomen, verwerken we voorlopig nog, met uitzondering van rekeningnummers en e-mailadressen. Die mogen enkel in het profiel aangepast worden. Via het contactformulier op www.studietoelagen.be kan je de attesten rechtstreeks aan het dossier koppelen.
Daar selecteert de student de keuze ‘vervolledig mijn dossier’. Hij voegt dan het bestand toe en duidt dan het juiste type (vb. huurcontract) en de juiste betrokkene aan.

Als broer en zus hun profiel elk afzonderlijk moeten aanmaken, en gegevens binnen één gezin niet van het ene dossier naar het andere worden overgezet, moeten inkomstengegevens dan apart worden doorgegeven?

Broer en zus moeten elk afzonderlijk een profiel instellen, maar wij beschouwen gegevens van beide dossiers als hetzelfde. Dat betekent dat we dus ook inkomstengegevens van het ene dossier naar het andere dossier overdragen. Als de broer ons op een gegeven moment bijvoorbeeld extra inkomstengegevens bezorgt, zullen we die ook gegevens ook toevoegen aan het dossier van de zus.

Moeten studenten met een dossier in 2019-2020 al een profiel aanmaken?

Wanneer deze groep studenten door de wizard in het digitaal loket gaat, zal ze kunnen lezen dat ze al een profiel heeft. De studenten moeten wel nog hun contactgegevens controleren en hun opstartvoorkeur selecteren.

Kunnen enkel gezinsleden elkaars dossiers inkijken?

Ja. Om de privacy van elke student te waarborgen, heeft de afdeling Studietoelagen er bewust voor gekozen dat enkel gezinsleden elkaars dossier kunnen inkijken en vervolledigen. In het dossier zijn namelijk inkomstengegevens te zien. Wanneer ouders gescheiden zijn, en een van de ouders het dossier wil inkijken, kan die ouder een Openbaarheid van Bestuur aanvragen via volgende procedure: https://www.studietoelagen.be/openbaarheid-van-bestuur

Wij mogen die persoon enkel meedelen of er een dossier is en hoeveel de studietoelage bedraagt. Opgelet: de student moet ook hiervoor zijn toestemming geven.

Binnen welke termijn behandelen jullie dossiers wanneer de student informatie toevoegt in het digitaal loket?

Weinig complexe dossiers worden doorgaans binnen de week behandeld. Complexere dossiers worden bekeken door onze dossierbehandelaars, waardoor de behandelingstermijn oploopt. We verwachten dat de behandelingstermijn voor complexe dossiers in het begin van het academiejaar kan oplopen tot enkele maanden. Meer informatie komt binnenkort op onze website.

Wat doen jullie met aanvragen die nog op oude manier worden verstuurd naar de afdeling Studietoelagen? Geven jullie de melding dat de procedure gewijzigd is?

Er is geen aanvraagformulier voor het academiejaar 2020-2021, dus het is niet mogelijk voor studenten om ons per post te laten weten dat we een dossier voor hem mogen opstarten. Alles verloopt via het digitaal loket. We proberen de student wel op talrijke manieren op de hoogte te brengen van onze vernieuwde werkwijze.

Wat als student ergens anders woont, maar de inkomsten van de ouders nog worden gebruikt voor de afhandeling van zijn dossier? Kan de student dan ook de toegang weigeren aan zijn ouders?

De student kan enkel toegang geven aan meerderjarige personen die op hetzelfde adres wonen. Een student die niet meer thuis gedomicilieerd is, kan bijgevolg geen toegang aan zijn ouders verlenen.

Moet een student snel actie ondernemen wanneer hij nog geen bericht kreeg van de afdeling Studietoelagen, maar wel al in zijn profiel instelde dat jullie jaarlijks automatisch een dossier moeten opstarten?

De student stelt zijn profiel in en wacht vervolgens op de eerste e-mail waarin staat dat we zijn dossier hebben opgestart. Vanaf dat moment kan je als intermediair de student aansporen om alle informatie te bezorgen die we van hem nodig hebben. In het digitaal loket zal de student altijd zien welke gegevens er ontbreken in zijn dossier.

Kan je in het digitaal loket een profiel aanmaken via tablet of smartphone?

Onze toepassing is aangepast voor gebruik op tablet of smartphone. De afdeling Studietoelagen heeft getest of het digitaal loket bruikbaar was in combinatie met de aanmeldoptie Itsme. Dit is een app waarmee studenten op een zeer toegankelijke manier kunnen inloggen. Waarom? Er is voor deze optie geen kaartlezer nodig: je kan ook een Itsme-account aanmaken met je bankapp. Lees hier alles over deze aanmeldmogelijkheid.

Stel dat de student nog altijd de gegevens van zijn ouders invult in het digitaal loket, controleren jullie of het bankrekeningnummer wel degelijk van de student is?

We stuurden naar alle studenten met een dossier in 2019-2020 een brief met het rekeningnummer dat we gebruiken in het dossier. Zo verzekerden we nog voor de uitrol van het nieuwe loket dat studenten op de hoogte zijn van de betaalgegevens in hun dossier. Voor nieuwe studenten vanaf 2020-2021 is het de verantwoordelijkheid van enkel de zelf student om de gegevens op te geven.

Kan de afdeling Studietoelagen al informatie geven vóór er een dossier is opgestart, zodat ik als intermediaire partner beter kan inschatten of de student een toelage zal krijgen? (vb.: in Rijksregister kijken i.v.m. nationaliteit)

Zolang je als intermediair geen volmacht (=mandaatgeving) hebt, delen we geen informatie over de student. De afdeling Studietoelagen mag informatie geven aan de intermediaire partner als de student die laatste een volmacht gaf én als de student (eventueel samen met de intermediaire partner) één van de volgende opties instelde in zijn profiel:

Ik wil dat de afdeling Studietoelagen:

Elk academiejaar voor mij het dossier opstart
Enkel voor het huidige academiejaar het dossier opstart

Hoe kan een student aantonen dat hij een profiel heeft aangemaakt? Hoe kan de student bewijzen dat er een dossier voor hem werd opgestart?

De datum waarop hij zijn profielgegevens ingeeft en bevestigt, telt als bewijs dat hij een profiel aanmaakt. Wanneer er technisch iets fout loopt, krijgt de student daar altijd melding van in het digitaal loket.

Bovendien krijgt de student, nog voor de opstart van zijn dossier, een e-mail als:

Zijn opstartvoorkeur wijzigt nadat hij zijn profiel instelde
Zijn opstartvoorkeur ongewijzigd blijft omdat wij dit al instelden voor de student. De student krijgt dan een e-mail waarin staat dat we een dossier zullen opstarten. Die e-mail kan dienen als bewijs of ontvangstmelding voor de dossierstart.

Ten vroegste in augustus starten we met de dossierbehandeling.

Waar vinden we informatie over SIBERT?

Meer informatie over Sibert is te vinden op onze website: https://www.studietoelagen.be/info-voor-de-stuvos

Studentenlijsten

Wanneer kunnen we het jaardossier van een student terugvinden in de studentenlijsten?

We hanteren een nieuwe werkwijze om het recht op een studietoelage te onderzoeken:

Stap 1: Studenten stellen in hun profiel op dat er een dossier moet worden opgestart. (Studenten krijgen hiervan een bevestigingsmail)
Stap 2: Afdeling studietoelagen start een jaardossier op
Stap 3: Afdeling studietoelagen vraagt aan student om informatie van zijn jaardossier te controleren en aan te vullen.
- groep 1: verplicht te antwoorden
- groep 2: antwoorden is facultatief
Stap 4: Afdeling studietoelagen start behandeling na antwoord van groep 1 en 2 OF einde van de wachtperiode van groep 2

Het jaardossier van een student komt op de studentenlijst te staan wanneer het in stap 4 terecht komt. Let op: wanneer meerdere studenten binnen het gezin een studietoelage willen, moeten alle jaardossiers van dat gezin in stap 4 geraken.

Het moment waarop we het dossier in behandeling nemen, hangt dus af van het feit of er binnen een gezin één student of meerdere studenten een studietoelage willen verkrijgen:

Gezinnen met één student:
- Het weekend nadat de student zijn dossier controleerde en aanvulden
- Het weekend nadat de wachtperiode verstreken is. In die wachtperiode krijgt de student de tijd om zijn dossier te controleren of aan te passen
Gezinnen met meerdere studenten
- Het weekend nadat alle studenten bevestigd hebben
- Het weekend nadat de wachtperiode verstreken is voor alle studenten binnen het gezin. In die wachtperiode krijgen de studenten de tijd om zijn dossier te controleren of aan te passen

Ik wil meerdere studenten na elkaar helpen, hoe ga ik te werk?

Je logt in het nieuwe digitaal loket. je geeft het rijksregisternummer van de eerste student op en stelt het profiel in. Je klikt op het menu (kies ‘rijksregisternummer’) en geeft een volgend rijksregisternummer in. Opnieuw stel je het profiel in.

Wat doe ik als een student niet weet of Studietoelagen al een dossier heeft opgestart voor de student voor het nieuwe academiejaar?

Je kan in onze toepassing nakijken of we voor de student al een dossier opstartten. Wanneer je surft naar het digitaal loket, staat er een status (o.a. 'dossier in behandeling', 'dossier wordt opgestart', 'dossier werd afgekeurd/goedgekeurd', ‘geen dossier’…). In het laatste geval hebben wij nog geen dossier opgestart. Zorg er wel voor dat je een volmacht hebt van de student.

Voorschotregeling

Blijft het systeem van de voorschotten behouden?

We registreren voorschotten zoals voorheen, de procedure blijft ongewijzigd.

Mogen we ook voorschotcontracten opmaken in het Engels voor studenten uit Engelstalige opleidingen?

Net zoals andere documenten, aanvaarden we voorschotcontracten in de drie landstalen en in het Engels.

Inschrijvingsgegevens

Krijgen jullie, de afdeling Studietoelagen, de inschrijvingsgegevens nog altijd via DHO?

Ja. Wij ontvangen de inschrijvingsgegevens nog altijd via DHO. De student moet ons de inschrijvingsgegevens niet zelf bezorgen. Enkel studenten die buiten Vlaanderen studeren moeten ons hun inschrijvingsgegevens bezorgen.