Contacteer ons
Contacteer ons
Optie 1: De student logt in met zijn eID
Dit is de meest eenvoudige optie voor zowel de intermediair als de student. Reden? De student kan de historiek van zijn dossier raadplegen, iets wat de intermediair niet kan wanneer hij met zijn eigen eID is ingelogd. Bovendien kan de student via het digitaal loket rechtstreeks documenten toevoegen aan zijn dossier.
Bijkomende voordeel van deze optie: je kan de student als intermediair ondersteunen bij het digitaal aanmelden, zodat hij dat een volgende keer ook zelfstandig kan.
De student kiest een aanmeldoptie:
De student kan inloggen door op ‘student’ te klikken:
Optie 2: de intermediair logt in met zijn eID
Als je een mandaat hebt van de student, kan je aanmelden als een entiteit van de Vlaamse Overheid. Dan moet je extra stappen doorlopen om in te loggen in naam van de student.
Je kiest een aanmeldoptie:
Je meldt aan als entiteit van de Vlaamse overheid:
Je krijgt deze optie enkel te zien wanneer je aan ons een overzicht bezorgde van personen die toegang nodig hebben.
Je kan het rijksregisternummer van de student ingeven:
Je kiest ‘student’:
Ja. We verwachten dat minderjarige studenten met hun eigen eID inloggen. De minderjarige student kan ook samen met zijn ouders inloggen en alle gegevens samen met hen instellen. De student kan in het digitaal loket dan toegang geven aan zijn ouders om het dossier op te volgen, op dezelfde manier dat meerderjarige studenten dat zullen doen. We verzekeren zo dat we, zoals wordt bepaald in de regelgeving, de studietoelage zullen uitbetalen op een rekening van de student.
Studenten kunnen enkel mensen van hun eigen gezin toegang geven. Ze kunnen nooit een intermediair toegang geven. Enkel de gezinsleden krijgen dan een dergelijke e-mail. Als intermediair kunnen jullie wel inloggen, het dossier raadplegen en de status opvolgen. Vergeet niet dat jullie hier een volmacht van de student voor nodig hebben.
Je vindt alle informatie in puntjes 2 en 9 van de gedragscode voor intermediairs:
2. De organisatie deelt aan de toegangsbeheerder van STL mee welke van haar medewerkers van deze mogelijkheid gebruik zullen maken en bezorgt van hen voornaam, naam en nationaal nummer.
9. De organisatie deelt aan de toegangsbeheerder van STL mee welke van haar medewerkers van deze mogelijkheid gebruik zullen maken en bezorgt van hen voornaam, naam en nationaal nummer.
Om een extra medewerker toe te voegen, bezorgt de verantwoordelijke van de dienst de naam en het rijksregisternummer van de persoon via jullie eigen contactpersonen.
Zodra we de rechten verlenen, ontvangt de verantwoordelijke een bericht.
Dat kan, zolang wij die volmacht altijd kunnen verkrijgen wanneer we die opvragen.
De volmachten (=mandaten) moeten niet verstuurd, maar bewaard worden door jullie organisatie.
Ja. Wanneer je zowel informatie raadpleegt, als informatie invult, moet je een volmacht hebben van de student.
De gedragscode is de samenwerkingsovereenkomst tussen wij, de afdeling Studietoelagen, en de STUVO of andere intermediaire partner. Die moeten we één keer per organisatie krijgen. De volmacht (=mandaatgeving) moeten jullie wel per student opmaken.
Neen, je hebt als intermediair de volmacht van de student zelf nodig.
De organisatie krijgt de toelating om digitale aanvragen voor studietoelagen in te dienen en/of aanvragen voor studietoelagen op te volgen via de site https://www.studietoelagen.be voor het volledige studietraject van de student.
Deze ondertekende machtiging is geldig voor de volledige duur van het studietraject van de student vanaf de datum van ondertekening, zonder dat de volmachtgever de machtiging introk. De volmachtgever kan op elk moment de machtiging intrekken. De organisatie houdt de getekende machtigingen bij en stelt ze op ons eenvoudig verzoek ter beschikking voor controle. Die controle kan plaatsvinden gedurende een periode van 10 jaar, vanaf het einde van het aanvraagjaar. (zie mandaatgeving)
De volmacht die de burger ondertekent, verstrekt de toelating aan alle medewerkers die de organisatie heeft doorgegeven aan ons, zoals vermeld in punt 2.2 van de 'Overeenkomst tussen afdeling Studietoelagen en een organisatie die als intermediair wil optreden in het kader van de aanvraag voor een studietoelage'.
Als intermediair kan je voorlopig nog geen details van het dossier raadplegen. Als oplossing kan je samen met de student en zijn eID aanmelden. We brengen jullie op de hoogte zodra het mogelijk is om als intermediair de historiek van het dossier te raadplegen.
Je kan voorlopig aanduiden dat we elk jaar opnieuw een dossier voor de student moeten opstarten. Verandert de student van mening, dan kan je de opstartvoorkeur altijd aanpassen.
Elke student moet éénmalig zijn profiel instellen. In dit profiel kan hij zijn opstartvoorkeur weergeven. Op basis van deze opstartvoorkeur starten wij elk jaar een jaardossier op. We gaan daarbij na of hij voldoet aan de voorwaarden om een studietoelage te verkrijgen.
Let op: volgens het Decreet betreffende de studiefinanciering van de Vlaamse Gemeenschap mogen we pas ten vroegste in augustus starten met de dossierbehandeling.
Als de student zijn profiel correct instelt, maken we in augustus of september 2020 een dossier voor 2020-2021 aan. Als hij in de andere maanden (maanden september tot en met 1 juni 2021) aangeeft dat we een dossier mogen aanmaken, starten we binnen de maand op.
Hou zeker onze website in de gaten! We actualiseren regelmatig onze behandeltermijnen.
Studenten kunnen dit doen tot 1 juni. We verwachten dat studenten een profiel zullen aanmaken bij de start van het academiejaar, dus van juni tot september en dan starten wij binnen de maand het dossier op. Meer info kan je vinden op onze website: Stap 3: je ontvangt een beslissing. Wanneer studenten op 2 juni hun profiel instellen, starten we het dossier pas het volgende academiejaar op.
Dat kan vanaf 2 juni.
Neen. De student kan enkel documenten toevoegen als we zijn dossier opstarten. Eens dat gebeurd is, krijgt de student hiervan een verwittiging. In de e-mail die wij naar de student sturen, zal de hij kunnen lezen welke gegevens wij nog nodig hebben om zijn dossier te vervolledigen. Dergelijke gegevens zijn bijvoorbeeld een huurcontract.
Ja, als je toestemming van de student hebt (=mandaatgeving). Als je in het digitaal loket inlogt, kom je altijd in het schooljaar 2020-2021 terecht. Met de pijltjes bovenaan het scherm kan je dossiers van vorige jaren raadplegen en dus navigeren door verschillende academiejaren (zie afbeelding hieronder).
Kijk na of je van deze persoon reeds een volmacht (=mandaatgeving) hebt. In het digitaal loket kan je met de pijltjes navigeren door verschillende academiejaren (zie afbeelding hieronder).
Let op: details van vorige dossiers kan je wel nog niet opvragen wanneer je als intermediair met je eigen eID bent ingelogd. We maken hier zo snel mogelijk werk van. Een oplossing hiervoor is dat de student met zijn eID inlogt en jou de gegevens bezorgt.
We gaan radicaal digitaal en aanvaarden enkel attesten die de student ons bezorgt via het contactformulier. Poststukken die op papier toekomen, verwerken we voorlopig nog, met uitzondering van rekeningnummers en e-mailadressen. Die mogen enkel in het profiel aangepast worden. Via het contactformulier op www.studietoelagen.be kan je de attesten rechtstreeks aan het dossier koppelen.
Daar selecteert de student de keuze ‘vervolledig mijn dossier’. Hij voegt dan het bestand toe en duidt dan het juiste type (vb. huurcontract) en de juiste betrokkene aan.
Broer en zus moeten elk afzonderlijk een profiel instellen, maar wij beschouwen gegevens van beide dossiers als hetzelfde. Dat betekent dat we dus ook inkomstengegevens van het ene dossier naar het andere dossier overdragen. Als de broer ons op een gegeven moment bijvoorbeeld extra inkomstengegevens bezorgt, zullen we die ook gegevens ook toevoegen aan het dossier van de zus.
Wanneer deze groep studenten door de wizard in het digitaal loket gaat, zal ze kunnen lezen dat ze al een profiel heeft. De studenten moeten wel nog hun contactgegevens controleren en hun opstartvoorkeur selecteren.
Ja. Om de privacy van elke student te waarborgen, hebben we er bewust voor gekozen dat enkel gezinsleden elkaars dossier kunnen inkijken en vervolledigen. In het dossier zijn namelijk inkomstengegevens te zien. Wanneer ouders gescheiden zijn, en een van de ouders het dossier wil inkijken, kan die ouder een Openbaarheid van Bestuur aanvragen via volgende procedure: https://www.studietoelagen.be/openbaarheid-van-bestuur
Wij mogen die persoon enkel meedelen of er een dossier is en hoeveel de studietoelage bedraagt. Opgelet: de student moet ook hiervoor zijn toestemming geven.
Weinig complexe dossiers worden doorgaans binnen de week behandeld. Complexere dossiers worden bekeken door onze dossierbehandelaars, waardoor de behandelingstermijn oploopt. We verwachten dat de behandelingstermijn voor complexe dossiers in het begin van het academiejaar kan oplopen tot enkele maanden. Meer informatie komt binnenkort op onze website.
Er is geen aanvraagformulier voor het academiejaar 2020-2021, dus het is niet mogelijk voor studenten om ons per post te laten weten dat we een dossier voor hem mogen opstarten. Alles verloopt via het digitaal loket. We proberen de student wel op talrijke manieren op de hoogte te brengen van onze vernieuwde werkwijze.
De student kan enkel toegang geven aan meerderjarige personen die op hetzelfde adres wonen. Een student die niet meer thuis gedomicilieerd is, kan bijgevolg geen toegang aan zijn ouders verlenen.
De student stelt zijn profiel in en wacht vervolgens op de eerste e-mail waarin staat dat we zijn dossier hebben opgestart. Vanaf dat moment kan je als intermediair de student aansporen om alle informatie te bezorgen die we van hem nodig hebben. In het digitaal loket zal de student altijd zien welke gegevens er ontbreken in zijn dossier.
Onze toepassing is aangepast voor gebruik op tablet of smartphone. We hebben getest of het digitaal loket bruikbaar was in combinatie met de aanmeldoptie Itsme. Dit is een app waarmee studenten op een zeer toegankelijke manier kunnen inloggen. Waarom? Er is voor deze optie geen kaartlezer nodig: je kan ook een Itsme-account aanmaken met je bankapp. Lees hier alles over deze aanmeldmogelijkheid.
We stuurden naar alle studenten met een dossier in 2019-2020 een brief met het rekeningnummer dat we gebruiken in het dossier. Zo verzekerden we nog voor de uitrol van het nieuwe loket dat studenten op de hoogte zijn van de betaalgegevens in hun dossier. Voor nieuwe studenten vanaf 2020-2021 is het de verantwoordelijkheid van enkel de zelf student om de gegevens op te geven.
Zolang je als intermediair geen volmacht (=mandaatgeving) hebt, delen we geen informatie over de student. We mogen informatie geven aan de intermediaire partner als de student die laatste een volmacht gaf én als de student (eventueel samen met de intermediaire partner) één van de volgende opties instelde in zijn profiel:
Ik wil dat de afdeling Studietoelagen:
Elk academiejaar voor mij het dossier opstart
Enkel voor het huidige academiejaar het dossier opstart
De datum waarop hij zijn profielgegevens ingeeft en bevestigt, telt als bewijs dat hij een profiel aanmaakt. Wanneer er technisch iets fout loopt, krijgt de student daar altijd melding van in het digitaal loket.
Bovendien krijgt de student, nog voor de opstart van zijn dossier, een e-mail als:
Zijn opstartvoorkeur wijzigt nadat hij zijn profiel instelde
Ten vroegste in augustus starten we met de dossierbehandeling.
Meer informatie over Sibert is te vinden op onze website: https://www.studietoelagen.be/info-voor-de-stuvos
We hanteren een nieuwe werkwijze om het recht op een studietoelage te onderzoeken:
Stap 1: Studenten stellen in hun profiel op dat er een dossier moet worden opgestart. (Studenten krijgen hiervan een bevestigingsmail)
Stap 2: Afdeling studietoelagen start een jaardossier op
Stap 3: Afdeling studietoelagen vraagt aan student om informatie van zijn jaardossier te controleren en aan te vullen.
groep 1: verplicht te antwoorden
groep 2: antwoorden is facultatief
Stap 4: Afdeling studietoelagen start behandeling na antwoord van groep 1 en 2 OF einde van de wachtperiode van groep 2
Het jaardossier van een student komt op de studentenlijst te staan wanneer het in stap 4 terecht komt. Let op: wanneer meerdere studenten binnen het gezin een studietoelage willen, moeten alle jaardossiers van dat gezin in stap 4 geraken.
Het moment waarop we het dossier in behandeling nemen, hangt dus af van het feit of er binnen een gezin één student of meerdere studenten een studietoelage willen verkrijgen:
Gezinnen met één student:
Het weekend nadat de student zijn dossier controleerde en aanvulde
Het weekend nadat de wachtperiode verstreken is. In die wachtperiode krijgt de student de tijd om zijn dossier te controleren of aan te passen
Gezinnen met meerdere studenten
Het weekend nadat alle studenten bevestigd hebben
Het weekend nadat de wachtperiode verstreken is voor alle studenten binnen het gezin. In die wachtperiode krijgen de studenten de tijd om zijn dossier te controleren of aan te passen
Je logt in het nieuwe digitaal loket. je geeft het rijksregisternummer van de eerste student op en stelt het profiel in. Je klikt op het menu (kies ‘rijksregisternummer’) en geeft een volgend rijksregisternummer in. Opnieuw stel je het profiel in.
Je kan in onze toepassing nakijken of we voor de student al een dossier opstartten. Wanneer je surft naar het digitaal loket, staat er een status (o.a. 'dossier in behandeling', 'dossier wordt opgestart', 'dossier werd afgekeurd/goedgekeurd', ‘geen dossier’…). In het laatste geval hebben wij nog geen dossier opgestart. Zorg er wel voor dat je een volmacht hebt van de student.
We registreren voorschotten zoals voorheen, de procedure blijft ongewijzigd.
Net zoals andere documenten, aanvaarden we voorschotcontracten in de drie landstalen en in het Engels.
Ja. Wij ontvangen de inschrijvingsgegevens nog altijd via DHO. De student moet ons de inschrijvingsgegevens niet zelf bezorgen. Enkel studenten die buiten Vlaanderen studeren moeten ons hun inschrijvingsgegevens bezorgen.